Der Moment, in dem es real wird
Deine Firma ist registriert, dein Bankkonto offen, dein Dienstleister verbunden. Zeit, die erste Rechnung zu versenden und tatsächlich bezahlt zu werden.
Meine erste Rechnung über Xolo ging an einen deutschen Kunden für ein Beratungsprojekt. Die Erstellung dauerte etwa 3 Minuten. Das Geld landete 2 Tage später auf meinem Wise-Konto. Das ganze System fühlte sich überraschend reibungslos an — als wäre es genau für diese Art von Arbeit gebaut.
Vor deiner ersten Rechnung
Stell sicher, dass das steht:
- Firma registriert (du hast eine Registernummer)
- Wise-Business-Konto offen und verifiziert
- Bankkonto mit deinem Dienstleister verbunden
- Onboarding beim Dienstleister abgeschlossen
Rechnung erstellen
Jeder Dienstleister (Xolo, Companio, 1Office) hat eine integrierte Rechnungsstellung. So läuft der typische Ablauf:
1. Kundendaten eingeben
- Firma und Adresse des Kunden
- USt-Nummer (bei EU B2B)
- Ansprechpartner und E-Mail
Für EU-B2B-Kunden: Immer die USt-Nummer erfragen. Das bestimmt, ob du USt berechnest (Reverse-Charge bedeutet: du berechnest typischerweise keine bei grenzüberschreitenden EU-B2B-Dienstleistungen).
2. Positionen hinzufügen
- Beschreibung der Leistung (konkret: "Webentwicklung, März 2026")
- Betrag und Währung (EUR empfohlen)
3. Zahlungsbedingungen setzen
- Standard: 14 oder 30 Tage netto
- Bankdaten: deine Wise Business IBAN (automatisch ausgefüllt)
4. Prüfen und senden
Dein Anbieter generiert ein professionelles PDF und kann es direkt an deinen Kunden senden.
USt: die Schlüsselfrage
| Szenario | USt auf Rechnung? |
|---|---|
| Nicht USt-registriert (unter 40.000 €/Jahr) | Keine USt |
| USt-registriert, EU-B2B-Kunde mit USt-Nr | 0% USt (Reverse Charge) |
| USt-registriert, Nicht-EU-Kunde | 0% USt (Dienstleistungsexport) |
| USt-registriert, estnischer Kunde | 24 % estnische USt |
Wenn du nicht USt-registriert bist, kannst du keine USt auf deinen Rechnungen ausweisen. Das Rechnungssystem deines Anbieters handhabt das automatisch korrekt.
Bezahlt werden
Dein Kunde zahlt auf deine Wise Business IBAN:
- Zahlung kommt an (1-3 Werktage bei SEPA)
- Transaktion synchronisiert automatisch mit deinem Anbieter (bei Xolo + Wise)
- Buchungseintrag wird erstellt — Umsatz verbucht, USt berechnet falls zutreffend
- Dashboard aktualisiert sich — du siehst die Zahlung in deiner Finanzübersicht
Zahlt dein Kunde in einer anderen Währung als EUR, rechnet Wise zum Mittelkurs um (typischerweise 0,4-0,6 % Gebühr).
Nach deiner ersten Rechnung
Glückwunsch — du hast eine funktionierende EU-Firma, die Geld verdient. Das kommt als Nächstes:
Monatlich: Rechnungen versenden, Ausgaben erfassen, Dashboard sauber halten.
Vierteljährlich: USt-Erklärung (falls registriert). Dein Anbieter bereitet sie vor, du bestätigst.
Jährlich: Jahresbericht. Dein Anbieter bereitet ihn innerhalb von 6 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres vor.
Wenn du dich auszahlen willst: Wähle zwischen Gehalt (höhere Steuer) oder Dividenden (niedrigere Steuer, aber setzt Gewinnausschüttung voraus). Siehe Steuern erklärt.
Richte wiederkehrende Rechnungen für Retainer-Kunden ein. Xolo und Companio unterstützen das — die Rechnung wird jeden Monat automatisch erstellt. Eine Sache weniger, an die du denken musst.
Häufige Fehler bei der ersten Rechnung
- Falsche USt-Behandlung — lass das System deines Anbieters das handhaben
- Fehlende Kunden-USt-Nummer — EU-Kunden immer danach fragen
- Vage Beschreibungen — "Dienstleistungen" reicht nicht, sei konkret
- Falsche Währung — in EUR fakturieren wenn möglich
- Ausgaben nicht erfassen — vom ersten Tag an tracken
Weiter lesen
- Nach der Gründung — Die ersten 3 Monate — Die komplette Checkliste für deine ersten 90 Tage
- Steuern der estnischen Firma erklärt — Verstehe, wie und wann du Steuern zahlst
- Banking einrichten — Wise-Konto optimal konfigurieren
- Xolo Review — Deep Dive in die Plattform, die du für die Rechnungsstellung nutzt
